涉外郵件的禮儀知識(shí)

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郵件是展示個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)、公司形象非常重要的載體,是商務(wù)人士必定會(huì)用到的溝通工具,掌握其規(guī)范會(huì)讓我們的溝通更順暢。這里給大家分享一些關(guān)于,供大家參考。

主題(Subject)

不要空白標(biāo)題但也不宜冗長(zhǎng),要能反映文章的內(nèi)容和重要性;

一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題,不建議在一封信內(nèi)談及多件事情,如果實(shí)在要在一封信中表述,建議用項(xiàng)目符號(hào)分段描述;

回復(fù)對(duì)方郵件時(shí),可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題,不要RE、 RE一大串,容易給人留下隨意不嚴(yán)謹(jǐn)印象。

正文

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情,如果具體內(nèi)容確實(shí)很多,正文應(yīng)只作摘要介紹,然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述;

正文行文應(yīng)通順,條理清晰,準(zhǔn)確清晰的表達(dá);

最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件;

一次郵件交待完整信息,最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚,說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件,這會(huì)讓人很反感。

要避免拼寫錯(cuò)誤,最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前,務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯(cuò)誤。

合理提示重要信息,但不要過多,否則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn),影響閱讀;

對(duì)方采用什么語(yǔ)言溝通,我們就用什么語(yǔ)言。有的外國(guó)人中文很好,會(huì)采用中文發(fā)郵件,這個(gè)時(shí)候我們也應(yīng)該用中文;

選擇便于閱讀的字號(hào)和字體;

語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具,而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士,應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人,也應(yīng)采用英文交流,由于存在中文編碼的問題,你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣,不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文,請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你,也不要老土的用中文回復(fù)。

3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件,建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題,而影響郵件所涉及問題的解決。

4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不用背景信紙,特別對(duì)公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大,拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過小,費(fèi)神又傷眼睛。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名,這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你,但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。


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