涉外郵件的禮儀知識(shí)

鈺淇1147由分享時(shí)間：2020-11-06 18:53:59

郵件是展示個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)、公司形象非常重要的載體,是商務(wù)人士必定會(huì)用到的溝通工具,掌握其規(guī)范會(huì)讓我們的溝通更順暢。這里給大家分享一些關(guān)于，供大家參考。

主題(Subject)

不要空白標(biāo)題但也不宜冗長(zhǎng)，要能反映文章的內(nèi)容和重要性;

一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不建議在一封信內(nèi)談及多件事情，如果實(shí)在要在一封信中表述，建議用項(xiàng)目符號(hào)分段描述;

回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE、 RE一大串，容易給人留下隨意不嚴(yán)謹(jǐn)印象。

正文

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述;

正文行文應(yīng)通順，條理清晰，準(zhǔn)確清晰的表達(dá);

最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件;

一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

要避免拼寫錯(cuò)誤，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

合理提示重要信息，但不要過多，否則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀;

對(duì)方采用什么語(yǔ)言溝通，我們就用什么語(yǔ)言。有的外國(guó)人中文很好，會(huì)采用中文發(fā)郵件，這個(gè)時(shí)候我們也應(yīng)該用中文;

選擇便于閱讀的字號(hào)和字體;

語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體

中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。

結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

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