文秘辦公表格公式一覽最新

懷健1863由分享時間：2022-08-31 18:11:36

行政、人事、財務(wù)等各部門都會用到的各種辦公表格，那么辦公表格常用技巧有哪些?下面是小編給大家整理的文秘辦公表格公式一覽(最新)，歡迎大家來閱讀。

文秘辦公表格公式

一、word文字排版

1、輸入與編輯文檔：文檔的操作輸入文本修改文本輸入文本技巧撤銷和恢復(fù)。

2、文檔基本排版操作：設(shè)置字體格式設(shè)置段落對齊設(shè)置段落縮進設(shè)置文檔間距邊框和底紋。

3、文檔高級排版操作：使用格式刷分欄排版使用樣式使用模板妙用中文版式其他實用技巧。

4、在文檔中制作表格：創(chuàng)建表格輸入表格數(shù)據(jù) 編輯表格處理表格數(shù)據(jù) 美化表格。

5、圖文混排：插入圖片編輯圖片使用藝術(shù)字插入自選圖形　插入圖示　妙用文本框。

6、長文檔排版：使用文檔視圖書簽目錄索引腳注與尾注其他編排技巧

7、頁面設(shè)置：設(shè)置頁面版式背景和主題頁眉和頁腳分頁與分節(jié)　。

8、綜合實例。

二、Excel電子表格

1、數(shù)據(jù)的輸入(文本數(shù)據(jù)輸入，分?jǐn)?shù)輸入，有規(guī)律數(shù)據(jù)輸入，)。

2、數(shù)據(jù)輸入合法性的判斷。

3、格式設(shè)置。

4、數(shù)據(jù)的公式計算與函數(shù)計算(求和，求平均，計數(shù)，求最大，求最小，假設(shè)函數(shù))。

5、數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總，數(shù)據(jù)透視圖與數(shù)據(jù)透視表。

6、圖表及打印功能。

三、辦公表格公式

1、查找重復(fù)內(nèi)容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重復(fù)","")。

2、用出生年月來計算年齡公式：=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。

3、從輸入的18位身份證號的出生年月計算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。

4、從輸入的身份證號碼內(nèi)讓系統(tǒng)自動提取性別，可以輸入以下公式：

=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式內(nèi)的“C2”代表的是輸入身份證號碼的單元格。

1、求和： =SUM(K2:K56) ——對K2到K56這一區(qū)域進行求和;

2、平均數(shù)： =AVERAGE(K2:K56) ——對K2 K56這一區(qū)域求平均數(shù);

3、排名： =RANK(K2，K$2:K$56) ——對55名學(xué)生的成績進行排名;

4、等級： =IF(K2>=85,"優(yōu)",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))

5、學(xué)期總評： =K2__0.3+M2__0.3+N2__0.4 ——假設(shè)K列、M列和N列分別存放著學(xué)生的“平時總評”、“期中”、“期末”三項成績;

6、最高分： =MAX(K2:K56) ——求K2到K56區(qū)域(55名學(xué)生)的最高分;

7、最低分： =MIN(K2:K56) ——求K2到K56區(qū)域(55名學(xué)生)的最低分;

8、分?jǐn)?shù)段人數(shù)統(tǒng)計：

(1) =COUNTIF(K2:K56,"100") ——求K2到K56區(qū)域100分的人數(shù);假設(shè)把結(jié)果存放于K57單元格;

(2) =COUNTIF(K2:K56,">=95")-K57 ——求K2到K56區(qū)域95～99.5分的人數(shù);假設(shè)把結(jié)果存放于K58單元格;

(3)=COUNTIF(K2:K56,">=90")-SUM(K57:K58) ——求K2到K56區(qū)域90～94.5分的人數(shù);假設(shè)把結(jié)果存放于K59單元格;

(4)=COUNTIF(K2:K56,">=85")-SUM(K57:K59) ——求K2到K56區(qū)域85～89.5分的人數(shù);假設(shè)把結(jié)果存放于K60單元格;

(5)=COUNTIF(K2:K56,">=70")-SUM(K57:K60) ——求K2到K56區(qū)域70～84.5分的人數(shù);假設(shè)把結(jié)果存放于K61單元格;

(6)=COUNTIF(K2:K56,">=60")-SUM(K57:K61) ——求K2到K56區(qū)域60～69.5分的人數(shù);假設(shè)把結(jié)果存放于K62單元格;

(7) =COUNTIF(K2:K56,"<60") ——求K2到K56區(qū)域60分以下的人數(shù);假設(shè)把結(jié)果存放于K63單元格;

說明：COUNTIF函數(shù)也可計算某一區(qū)域男、女生人數(shù)。

如：=COUNTIF(C2:C351,"男") ——求C2到C351區(qū)域(共350人)男性人數(shù);

9、優(yōu)秀率： =SUM(K57:K60)/55__100

10、及格率： =SUM(K57:K62)/55__100

11、標(biāo)準(zhǔn)差： =STDEV(K2:K56) ——求K2到K56區(qū)域(55人)的成績波動情況(數(shù)值越小，說明該班學(xué)生間的成績差異較小，反之，說明該班存在兩極分化);

12、條件求和： =SUMIF(B2:B56,"男"，K2:K56) ——假設(shè)B列存放學(xué)生的性別，K列存放學(xué)生的分?jǐn)?shù)，則此函數(shù)返回的結(jié)果表示求該班男生的成績之和;

13、多條件求和： {=SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,0)))｝ ——假設(shè)C列(C3:C322區(qū)域)存放學(xué)生的性別，G列(G3:G322區(qū)域)存放學(xué)生所在班級代碼(1、2、3、4、5)，則此函數(shù)返回的結(jié)果表示求一班的男生人數(shù);這是一個數(shù)組函數(shù)，輸完后要按Ctrl+Shift+Enter組合鍵(產(chǎn)生“{……｝”)?！皗｝”不能手工輸入，只能用組合鍵產(chǎn)生。

14、根據(jù)出生日期自動計算周歲：=TRUNC((DAYS360(D3,NOW( )))/360,0)

———假設(shè)D列存放學(xué)生的出生日期，E列輸入該函數(shù)后則產(chǎn)生該生的周歲。

15、在Word中三個小竅門：

①連續(xù)輸入三個“~”可得一條波浪線。

②連續(xù)輸入三個“-”可得一條直線。

連續(xù)輸入三個“=”可得一條雙直線。

一、excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如：

A1〉1時，C1顯示紅色

A1<0時，C1顯示黃色

方法如下：

1、單元擊C1單元格，點“格式”>“條件格式”，條件1設(shè)為：

公式 =A1=1

2、點“格式”->“字體”->“顏色”，點擊紅色后點“確定”。

條件2設(shè)為：

公式 =AND(A1>0,A1<1)

3、點“格式”->“字體”->“顏色”，點擊綠色后點“確定”。

條件3設(shè)為：

公式 =A1<0

點“格式”->“字體”->“顏色”，點擊黃色后點“確定”。

4、三個條件設(shè)定好后，點“確定”即出。

二、EXCEL中如何控制每列數(shù)據(jù)的長度并避免重復(fù)錄入

1、用數(shù)據(jù)有效性定義數(shù)據(jù)長度。

用鼠標(biāo)選定你要輸入的數(shù)據(jù)范圍，點"數(shù)據(jù)"->"有效性"->"設(shè)置"，"有效性條件"設(shè)成"允許""文本長度""等于""5"(具體條件可根據(jù)你的需要改變)。

還可以定義一些提示信息、出錯警告信息和是否打開中文輸入法等，定義好后點"確定"。

2、用條件格式避免重復(fù)。

選定A列，點"格式"->"條件格式"，將條件設(shè)成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，點"格式"->"字體"->"顏色"，選定紅色后點兩次"確定"。

這樣設(shè)定好后你輸入數(shù)據(jù)如果長度不對會有提示，如果數(shù)據(jù)重復(fù)字體將會變成紅色。

三、在EXCEL中如何把B列與A列不同之處標(biāo)識出來?

(一)、如果是要求A、B兩列的同一行數(shù)據(jù)相比較：

假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點“格式”->“條件格式”，將條件設(shè)為:

“單元格數(shù)值” “不等于”=B2

點“格式”->“字體”->“顏色”，選中紅色，點兩次“確定”。

用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。

B列可參照此方法設(shè)置。

(二)、如果是A列與B列整體比較(即相同數(shù)據(jù)不在同一行)：

假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點“格式”->“條件格式”，將條件設(shè)為:

“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0

點“格式”->“字體”->“顏色”，選中紅色，點兩次“確定”。

用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。

B列可參照此方法設(shè)置。

按以上方法設(shè)置后，AB列均有的數(shù)據(jù)不著色，A列有B列無或者B列有A列無的數(shù)據(jù)標(biāo)記為紅色字體。

四、EXCEL中怎樣批量地處理按行排序

假定有大量的數(shù)據(jù)(數(shù)值)，需要將每一行按從大到小排序，如何操作?

由于按行排序與按列排序都是只能有一個主關(guān)鍵字,主關(guān)鍵字相同時才能按次關(guān)鍵字排序。所以，這一問題不能用排序來解決。解決方法如下：

1、假定你的數(shù)據(jù)在A至E列，請在F1單元格輸入公式：

=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))

用填充柄將公式向右向下復(fù)制到相應(yīng)范圍。

你原有數(shù)據(jù)將按行從大到小排序出現(xiàn)在F至J列。如有需要可用“選擇性粘貼/數(shù)值”復(fù)制到其他地方。

注：第1步的公式可根據(jù)你的實際情況(數(shù)據(jù)范圍)作相應(yīng)的修改。如果要從小到大排序,公式改為:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))

五、巧用函數(shù)組合進行多條件的計數(shù)統(tǒng)計

例：第一行為表頭，A列是“姓名”，B列是“班級”，C列是“語文成績”，D列是“錄取結(jié)果”，現(xiàn)在要統(tǒng)計“班級”為“二”，“語文成績”大于等于104，“錄取結(jié)果”為“重本”的人數(shù)。統(tǒng)計結(jié)果存放在本工作表的其他列。

公式如下：

=SUM(IF((B2:B9999="二")__(C2:C9999>=104)__(D2:D9999="重本"),1,0))

輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數(shù)組公式符號"{}"。

六、如何判斷單元格里是否包含指定文本?

假定對A1單元格進行判斷有無"指定文本",以下任一公式均可:

=IF(COUNTIF(A1,"__"&"指定文本"&"__")=1,"有","無")

=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"無","有")

求某一區(qū)域內(nèi)不重復(fù)的數(shù)據(jù)個數(shù)

例如求A1:A100范圍內(nèi)不重復(fù)數(shù)據(jù)的個數(shù)，某個數(shù)重復(fù)多次出現(xiàn)只算一個。有兩種計算方法：

一是利用數(shù)組公式：

=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數(shù)組公式符號"{}"。

二是利用乘積求和函數(shù)：

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

七、一個工作薄中有許多工作表如何快速整理出一個目錄工作表

1、用宏3.0取出各工作表的名稱，方法：

Ctrl+F3出現(xiàn)自定義名稱對話框，取名為X，在“引用位置”框中輸入：

=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)

確定

2、用HYPERLINK函數(shù)批量插入連接，方法：

在目錄工作表(一般為第一個sheet)的A2單元格輸入公式：

=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW())&"'!A1",INDEX(X,ROW()))

將公式向下填充，直到出錯為止，目錄就生成了。

辦公軟件使用技巧

同時保存所有打開的Word 文檔

有時在同時編輯多個Word文檔時，每個文件要逐一保存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“文件”菜單，大家看，已經(jīng)多出了“同時保存”和“同時關(guān)閉”命令，這可就方便多了

巧妙設(shè)置文檔保護

在用Word

2000/XP打印一份文件時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關(guān)閉文件吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護文檔”命令，在彈出的窗口中選擇“保護窗體”，然后設(shè)上密碼。怎么樣，光標(biāo)跑到了文件頭，任你怎么移動鼠標(biāo) 、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。

編輯長文件更輕松

相信大家都有這樣的經(jīng)歷：在使用Excel 、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內(nèi)容復(fù)制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標(biāo)移動到滾動條上面的適當(dāng)位置，發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭，此時按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動，文檔編輯區(qū)會被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容，在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置，這樣你就可以復(fù)制內(nèi)容了，而不必來回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠且處數(shù)較多的內(nèi)容。

給WPS 文檔添加水印

先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行)，然后打開需要添加水印的WPS文檔，執(zhí)行“格式→頁面背景→設(shè)置”命令，打開“設(shè)置背景”對話框，切換到“圖片”標(biāo)簽下，按“選擇圖片”按鈕，選中剛才制作的圖片，并進行適當(dāng)設(shè)置后確定，就可以為文檔設(shè)置上水印了。

在金山文字中快速打開“頁面設(shè)置”

在用金山文字2002處理文檔時，一個最常用的操作就是設(shè)置頁面。先執(zhí)行“視圖→標(biāo)尺→水平(垂直)標(biāo)尺”命令，展開“水平(垂直)標(biāo)尺”打開，然后用鼠標(biāo)在水平(垂直)標(biāo)尺上雙擊，即可快速打開“頁面設(shè)置”對話框，對頁面進行設(shè)置了。

在Excel中插入拼音

在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音注釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音注釋的表格，打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單，選中“拼音信息/設(shè)置”項，在彈出的對話框中的“設(shè)置”和“字體”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字體，最后選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音，可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示注釋的拼音。

取消“自作聰明”的超級鏈接

當(dāng)我們在Word文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時候，Word會自動為我們轉(zhuǎn)換為超級鏈接，如果不小心在網(wǎng)址上按一下，就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以后再輸入網(wǎng)址后，就不會轉(zhuǎn)變?yōu)槌夋溄恿恕?/p>

巧設(shè)Word啟動后的默認(rèn)文件夾

Word啟動后，默認(rèn)打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設(shè)置，我們可以自定義Word啟動后的默認(rèn)文件夾，步驟如下：(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令，程序?qū)棾觥斑x項”的對話框;(2)在對話框中，選擇“文件位置”標(biāo)簽，同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對話框，在“查找范圍”下拉框中，選擇你希望設(shè)置為默認(rèn)文件夾的文件夾并單擊“確定”按鈕;(4)最后單擊“確定”按鈕，此后Word的默認(rèn)文件夾就是用戶自己設(shè)定的文件夾。

在Word中快速輸入漢字偏旁部首

作為語文老師，在用Word編制練習(xí)時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“符號”標(biāo)簽下，將字體選定為“標(biāo)準(zhǔn)字體”，“子集”選定為“CJK統(tǒng)一漢字”，你就會發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。

10.

改變WPSOffice2000啟動后的默認(rèn)紙張和字號

1.進入WPSOffice2000，選擇“文件→頁面設(shè)置”，將“紙張規(guī)格”設(shè)置為16開或B5，并根據(jù)需要設(shè)置好紙張邊距，回車確定。

2.字體字號可根據(jù)自己的寫作習(xí)慣定義一下，比如“宋體、四號”。

3.選擇“文件→存為模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然后退出WPS

Office。

4.再次進入WPS

Office，選擇“文件→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛才輸入的模板名稱，單擊對話框右下角的“設(shè)為默認(rèn)模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當(dāng)你每次進入WPS

Office后，紙張就變?yōu)?6開或B5、字體字號也變?yōu)槟闼枰牧恕?/p>

Excel辦公軟件實用技巧

一、在Excel中如何使它像Word一樣的自動定時保存文件?

點擊“工具”菜單“自動保存”項，設(shè)置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”，“確定”。然后進行設(shè)置即可。

二、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標(biāo)題。

在Excel的文件菜單-頁面設(shè)置-工作表-打印標(biāo)題;可進行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。

三、Excel多條件求和函數(shù)有哪些?

在Excel里，有哪些函數(shù)可以完成多條件求和呢?

SUMIF函數(shù)和COUNTIF函數(shù)用法差不多.多條件的處理方法如下:

1.多項目求和

=SUM(SUMIF(B31:B35,{"A","C"},C31:C35))

2. 03版本可以用SUMPRODUCT函數(shù)替代.

=SUMPRODUCT((MONTH(A3:A9)=3)_(B3:B9="A")_C3:C9)

3 .07版本可以用SUMIFS替換:

=SUMIFS(D2:D11,A2:A11,"公司1",B2:B11,"人事部")

多條件匯總，也可以用SUMPRODUCT函數(shù)完成。

=SUMPRODUCT(條件1 _條件2_條件3_數(shù)據(jù)列)

=sumproduct((a1:a10="財務(wù)")_(b1:b10="出納")_c1:c10)‘統(tǒng)計A列是財務(wù)，同時B列是出納的C列數(shù)據(jù)之和

四、快速批量編輯Excel數(shù)據(jù)

要將Excel工作表某單元格區(qū)域中的所有值均減少10%，可采用以下步驟：在某單元格中鍵入數(shù)字“0.9”，復(fù)制該單元格，選中該區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，單擊“乘”，單擊“確定”按鈕。

五、彩色Excel表格顯示打印兩不誤

如果將Excel工作表中的數(shù)據(jù)設(shè)置為彩色格式，而打印機為黑白打印機，那么工作表中的彩色區(qū)域打印出來的效果可能會不理想。在不更改工作表顏色設(shè)置的情況下，可以進行如下設(shè)置：

1.在“文件”菜單中，單擊“頁面設(shè)置”命令。

2.單擊“工作表”選項，然后選擇“打印”框下的“單色打印”項。如果使用的是彩色打印機，選擇該選項可減少打印所需時間。

3.單擊“確定”按鈕。

六、Excel文件打開亂碼怎么辦?

1:將工作簿另存為SYLK格式

如果Excel文件能夠打開，那么將工作簿轉(zhuǎn)換為SYLK格式可以篩選出文檔的損壞部分，然后再保存數(shù)據(jù)。首先，打開需要的工作簿。在“文件”菜單中，單擊“另存為”命令。在“保存類型”列表中，單擊“SYLK(符號連接)(_.slk)”，然后單擊“保存”按鈕。關(guān)閉目前開啟的文件后，打開剛才另存的SYLK版本即可。

2:轉(zhuǎn)換為較早的版本

如果由于啟動故障而沒有保存Excel工作簿，則最后保存的版本可能不會被損壞。當(dāng)然，該版本不包括最后一次保存后對文檔所作的更改。關(guān)閉打開的工作簿，當(dāng)系統(tǒng)詢問是否保存更改時，單擊“否”。在“文件”菜單中，單擊“打開”命令，雙擊該工作簿文件即可。

辦公軟件看似簡單，其實花樣很多。但其實只要用心多練，效率輕松提升個十倍百倍還真不是問題。只要有肯吃苦的決心，就一定會有所突破。以上這些希望可以對你有所幫助。

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